PEMBUATAN KPI

Tahapan Pembuatan KPI.

Penyusunan indikator kinerja (KPI) merupakan tahapan penting dan sering terjadi tumpak tindih dan tidak spesifik mengarah ke strategi yang telah ditetapkan. Peranan mentor sangat penting dalam memandu team agar indikator kinerja yang ditetapkan memiliki bobot yang signifikan untuk mencapai sasaran yang diinginkan. Tahapan pembuatan KPI yang ideal dirumuskan sebagai berikut:

1.Menentukan Strategi yang Tepat

Tahap awal Perusahaan menentukan strategi yang akan diambil dengan mempertimbangkan faktor-faktor yang lebih komprehensif baik dari konteks internal dan konteks eksternal. Peranan Top Manajemen dan tim sangat penting dalam menentukan kualitas dari strategi yang dipilih.

Uraikan tentang apa yang ingin Anda capai melalui pengukuran adalah 100% penting dan tidak dapat dihindari. Jika Anda melewatkan langkah penting ini, maka secara tidak sengaja anda telah melakukan kesalahan yang mengarahkan aktivitas bukan pada sasaran akhir yang hendak dicapai.

Contoh kasus kesalahan yang fatal.  Sebuah Perusahaan membuat indikator kinerja yang hampir seluruhnya berfokus pada tingkat kegagalan proses dan menghubungkannya langsung dengan bonus tahunan karyawan. Hasil skor KPI yang dilaporkan adalah hampir semua tercapai dengan kinerja bagus dan hampir semua orang mendapatkan bonus, tetapi Lucunya kenyataan yang terjadi keluhan meningkat, produk NG tetap banyak, stock material berlimpah.

Sederhananya, indikator kinerja KPI adalah alatnya sedangkan strategi adalah pekerjaan yang perlu dilakukan. Tanpa mengetahui apa yang ingin Anda capai, mustahil untuk memilih atau merancang alat ukur yang tepat. Tujuan akhir organisasi dapat memiliki pengaruh yang sangat besar pada apa yang Anda putuskan untuk diukur. Jika Anda tidak memiliki strategi yang berhasil dan masuk akal, itu lebih buruk daripada tidak berguna jika Anda tidak terhubung ke operasi sehari-hari bisnis Anda yang sebenarnya. Juga tidak mungkin untuk menyusun sistem KPI yang berarti tanpa ide yang jelas tentang hasil strategis yang Anda cari. KPI sering disalahkan atas beban administrasi yang berlebihan dan hasil yang buruk, namun lebih sering terjadi kegagalan penerjemahan strategi dan strategi yang menyebabkan kesalahan yang sangat besar.

2.Keterlibatan Karyawan Utama

Pemilihan karyawan yang tepat dalam penyusunan strategi dan indikator kinerja menjadi salah satu kunci keberhasilan dalam merumuskan sasaran yang tepat. Masalah yang dilematis adalah ketika personil di internal tidak memiliki kemampuan pola pikir yang strategis sedangkan menggunakan tenaga ahli sepenuhnya dalam menyusun strategi dan indikator kinerja juga tidak tepat karena akan berdampak hanya program yang bagus diatas kertas namun tim internal tidak segenap hati mengimplementasikan dalam operasional Perusahaan. Berikut ini yang dipertimbangkan dalam pembentukan komite tim penyusunan strategi dan indikator kinerja:

• Siapa yang diajak bicara – Anda perlu mengidentifikasi semua orang yang terlibat dalam tindakan baru Anda, baik dalam pembuatan, tinjauan, atau penghargaan dan sangsi.
• Seberapa dalam untuk terlibat dengan mereka – Tidak semua pemangku kepentingan membutuhkan tingkat keterlibatan yang sama. Anda membutuhkan metode untuk mengelolanya.
• Terkadang suatu perubahan pola kerja tidak diinginkan karyawan, ini adalah respons yang rasional. Mengabaikan masalah ini adalah awal bencana sehingga Anda membutuhkan methode yang tepat untuk memberikan pemahaman yang jelas tentang apa yang ingin Anda sampaikan kepada karyawan.
• Bagaimana Anda berkomunikasi – Rencana komunikasi diperlukan untuk semua kecuali penerapan yang paling sederhana. Ini harus mencakup metode, waktu, audience, pesan dan hasil.
• Memperkenalkan konsep baru, seperti desain dasbor yang sangat berbeda, dapat mengecewakan karyawan, meskipun mereka sangat baik dan inovatif. Perubahan substansial harus didukung oleh diskusi dan pelatihan.

Mengetahui dengan siapa Anda perlu berbicara, mendapatkan persetujuan, atau terus mendapatkan informasi terbaru adalah penting untuk menerapkan langkah-langkah yang berhasil. Banyak proyek informasi manajemen gagal karena masalah politik internal dan komunikasi. Ini membuatnya sangat penting untuk mengidentifikasi, mendokumentasikan, dan mengelola pemangku kepentingan Anda dengan jelas. Langkah pertama adalah mengidentifikasi siapa pemangku kepentingan Anda dan menguraikannya. Salah satu alat yang bisa digunakan untuk mengidentifikasi pemangku kepentingan dalam penyusunan strategi dan indikator Kinerja (KPI) adalah dengan Matrix RACI. Inisial RACI adalah singkatan dari:

• Responsible (Tanggung jawab) adalah orang-orang yang melakukan pekerjaan untuk mencapai tujuan tugas.
• Accountable (Akuntabel) adalah orang yang pada akhirnya bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas dengan benar. Orang ini akan menandatangani dokumen tertentu.
• Consulted (Berkonsultasi) adalah orang-orang diminta pendapat. Mereka seringkali adalah memiliki pengetahuan atau pengalaman yang baik
• Informed (Diinformasikan) adalah Orang-orang yang perlu terus mendapat informasi tentang progress suatu pekerjaan.

Matriks RACI memberi Anda cara yang rapi untuk mengelompokkan pemangku kepentingan berdasarkan metode yang akan Anda gunakan untuk berinteraksi dengan mereka. Ini bisa sangat berguna untuk membuat rencana komunikasi karena Anda dapat merujuk ke matriks RACI yang telah dibuat

3.Diagram Pohon KPI (Tree Diagram)

Mengapa menggunakan Pohon KPI? Dengan Pohon KPI Anda secara alami mengatur sub-sasaran menjadi kelompok yang bermakna. Membuat sasaran ringkasan tingkat tinggi menjadi relatif mudah, karena yang perlu Anda lakukan hanyalah membuat rincian sari sasaran besar menjadi sasaran yang lebih terperinci.

Perubahan kondisi bisnis, pasar dan regulasi akan sangat mempengaruhi perubahan strategi yang ditetapkan. Dengan pohon KPI ini, anda dapat cepat melihat sub sasaran mana yang perlu direvisi untuk menyesuaikan terhadap Perubahan tersebut

4.Sortir dan buat simple KPI

Sangat mudah untuk terbawa suasana dan membuat KPI terlalu banyak sehingga fokus sasaran menjadi bias. Langkah penciutan indikator kinerja ini bertujuan untuk mengurangi keinginan yang berlebih dan tidak mempertimbangkan skala prioritas.

Pada saat Anda menyusun indikator kinerja, Anda akan memiliki daftar indikator kinerja yang banyak. Beberapa tim merasa heran dan takut ketika mereka menyadari bahwa mereka telah menghasilkan 70, 80 atau lebih indikator kinerja. Kabar baiknya adalah Anda pasti tidak akan menggunakan semua ukuran yang Anda miliki dan memilih mana indikator kinerja sesuai skala prioritas.

Adapun pertimbangan untuk menghilangkan beberapa indikator kinerja tersebut adalah:

• Ukurannya tidak cukup penting
• Ketersediaan sumber daya yang tidak mungkin untuk melakukan pengukuran atau melaporkannya
• Laporan dapat dibuat, tetapi akan membutuhkan lebih banyak pekerjaan atau waktu untuk melakukannya

Dalam kondisi sortir dan membuat sederhana indikator kinerja akan dihadapkan pada 2 kondisi dibawah ini :

• Menghapus indikator kinerja (KPI)

Menghapus adalah pilihan termudah, tetapi juga memiliki risiko. Dalam beberapa bisnis, sangat tidak mungkin untuk menyesuaikan setiap ukuran yang relevan pada satu penilaian. Seringkali terjadi perdebatan sengit di antara kelompok ‘kepentingan’ individu tentang mana yang harus dimasukkan. Langkah-langkah yang bertahan seringkali lebih merupakan indikator kekuatan politik pemangku kepentingan daripada relevansi bisnis.

• Menggabungkan beberapa KPI menjadi Indeks KPI

Indeks kinerja adalah jenis ukuran khusus yang menggabungkan beberapa KPI menjadi satu ukuran. Hal ini sering kita dengar namun kita tidak memperhatikannya, contoh indeks kinerja gabungan seperti OEE yang menunjukkan kinerja efisiensi mesin yang dinilai dari segi jumlah produk yang dihasilkan, waktu yang digunakan dan kualitas produk.

Indeks kinerja yang bagus memiliki kriteria gabungan elemen-elemen yang semuanya benar-benar berkontribusi pada hasil terukur yang sama dan memberikan informasi tentang situasi yang kompleks.

Tips untuk menyusun indeks KPI yang ideal adalah dengan memilih personil yang tepat untuk berdiskusi, Jelaskan masalah yang Anda coba selesaikan, Diskusikan semua pilihan untuk mengatasi masalah yang dihadapi, Kembangkan daftar indikator yang harus dimasukkan dalam indeks KPI, dengarkan dengan tulus, dan pikirkan, segala keberatan dan kekhawatiran yang muncul diskusi.

5.Uji Coba Draft KPI

Sangat jarang karyawan yang tahu persis apa yang mereka inginkan dari dasbor atau laporan. karyawan biasanya akan mengambil laporan yang telah ada dan meminta perubahan dari rancangan KPI yang ditetapkan karena berharap tidak merubah kebiasaan dan convert zone. Dari sisi lain para Manajer sering berubah pikiran ketika melihat laporan atau dasbor baru, membuat analis mereka lama dan membuang banyak waktu dan tenaga dan hal lain yang tidak sesuai antara kondisi ideal saat pembuatan KPI dan dalam implementasi.

Solusinya adalah membuat prototipe secara kolaboratif dengan karyawan dan pihak berkepentingan lainnya dan melakukan simulasi agar kesepakatan dan kondisi ideal untuk implementasi dapat tercapai.